KI-Wissensdatenbank: Ihr Firmenwissen, endlich abfragbar
Das Wissen Ihres Unternehmens liegt verstreut in Ordnern, Wikis, E-Mails und den Köpfen weniger Kollegen. Eine KI-Wissensdatenbank macht es abfragbar: Mitarbeitende stellen Fragen in normaler Sprache und bekommen belegte Antworten aus Ihren eigenen Unterlagen - mit Quellenangabe und Berechtigungsprüfung. Olio baut solche Systeme produktionsreif und DSGVO-konform. Boutique-Agentur aus Mönchengladbach, remote für Deutschland, Österreich, die Schweiz und die EU.
Was eine KI-Wissensdatenbank im Alltag leistet
Der Neuzugang findet die Einarbeitungsantwort selbst statt den Kollegen zu unterbrechen. Der Vertrieb zieht technische Details aus hunderten Angeboten und Projektberichten. Der Support beantwortet Fragen aus Handbüchern und Ticket-Historie in Sekunden. Die Geschäftsführung fragt, was in Verträgen zu einem Thema vereinbart wurde. Kurz: Die Stunden, die Ihr Team täglich mit Suchen und Nachfragen verliert, werden zu Sekunden - und das Wissen ausscheidender Mitarbeiter bleibt nutzbar.
Wie das funktioniert: RAG statt Training
Technisch steckt dahinter Retrieval-Augmented Generation (RAG): Ihre Dokumente werden indexiert, zu jeder Frage werden die relevantesten Passagen gefunden, und das Sprachmodell formuliert daraus eine Antwort mit Quellenangabe. Das Modell wird nicht mit Ihren Daten trainiert - Ihre Inhalte bleiben in Ihrer Infrastruktur und sind sekundenaktuell, sobald sich ein Dokument ändert. Antworten ohne Beleg in Ihren Quellen werden als solche gekennzeichnet statt erfunden.
Berechtigungen und Datenschutz zuerst
Die schwierigste Frage einer Firmen-Wissensdatenbank ist nicht die KI, sondern: Wer darf was sehen? Gehaltslisten dürfen nicht in der Antwort an Praktikanten auftauchen. Wir übernehmen Ihre bestehenden Berechtigungen aus SharePoint, Confluence und Co. in die Suche - jede Antwort nutzt nur Quellen, die die fragende Person auch direkt öffnen dürfte. Betrieb auf EU-Servern, Modelle über EU-Endpunkte oder self-hosted, AV-Verträge und Löschkonzepte inklusive.
Ihre Quellen, angebunden
Wir binden an, was Sie wirklich nutzen: SharePoint und Microsoft 365, Confluence, Google Drive, Netzlaufwerke voller PDFs und Office-Dateien, E-Mail-Postfächer, Ticketsysteme, Wikis und auf Wunsch Datenbanken und Fachanwendungen. Die Kunst liegt in der Aufbereitung - Tabellen, gescannte Dokumente und Versionsstände sauber zu verarbeiten entscheidet über die Antwortqualität. Genau dort investieren wir die Ingenieurszeit.
Warum Olio
RAG-Demos sind an einem Nachmittag gebaut - Systeme, denen ein Unternehmen vertraut, nicht. Wir bauen mit Evaluations-Sets aus echten Fragen, messen die Antwortqualität vor und nach jedem Update und behandeln Berechtigungen als Architekturprinzip statt als Nachtrag. Sie arbeiten direkt mit Senior-Engineers, bekommen dokumentierte Übergabe und einen Betrieb, der DSGVO-konform in der EU läuft. Und wenn Ihr Fall mit einem Fertigprodukt besser fährt, sagen wir Ihnen das im Audit.
Was Sie mit uns bekommen
- Belegte Antworten mit Quellenangabe - keine erfundenen Fakten aus der Blackbox
- Berechtigungen aus Ihren Systemen übernommen: Jeder sieht nur, was er sehen darf
- Anbindung an SharePoint, Confluence, Drive, E-Mail, Ticketsysteme und Netzlaufwerke
- DSGVO-konformer Betrieb: EU-Server, EU-Endpunkte oder self-hosted Modelle
- Pilot mit Ihren echten Dokumenten in 3 bis 5 Wochen produktiv - ab 10.000 Euro
- Messbare Antwortqualität durch Evaluations-Sets statt Bauchgefühl
Kern-Technologien
Machen wir Ihr Wissen abfragbar
Häufige Fragen
Was kostet eine KI-Wissensdatenbank?
Ein Pilot mit ein bis zwei Datenquellen und Evaluations-Set liegt bei 10.000 bis 25.000 Euro. Der Ausbau mit mehreren Quellen, Berechtigungsübernahme und Integration in Teams oder Slack bewegt sich zwischen 25.000 und 60.000 Euro. Dazu kommen laufende Modell- und Hosting-Kosten, die wir vorab transparent kalkulieren.
Wie schnell ist das System einsatzbereit?
Der Pilot mit Ihren echten Dokumenten ist in 3 bis 5 Wochen produktiv - bewusst mit einem abgegrenzten Wissensbereich, damit die Qualität messbar ist. Danach erweitern wir Quelle für Quelle, priorisiert nach Nutzen.
Halluziniert die KI nicht einfach Antworten?
Dagegen ist das System gebaut: Antworten entstehen aus gefundenen Passagen Ihrer Dokumente und werden mit Quellenlinks belegt. Findet die Suche nichts Belastbares, sagt das System das - statt zu raten. Die Antwortqualität messen wir laufend mit einem Evaluations-Set aus echten Fragen Ihres Teams.
Wie funktioniert das mit Berechtigungen?
Ihre bestehenden Rechte aus SharePoint, Confluence und Co. werden in die Suche übernommen: Jede Antwort nutzt ausschließlich Quellen, die die fragende Person auch direkt öffnen dürfte. Sensible Bereiche wie HR oder Geschäftsführung lassen sich zusätzlich komplett ausklammern.
Werden unsere Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. RAG trainiert kein Modell mit Ihren Daten - Ihre Dokumente bleiben in Ihrer Infrastruktur und werden nur zur Beantwortung der jeweiligen Frage herangezogen. Bei EU-Endpunkten der Modellanbieter ist die Nutzung zu Trainingszwecken vertraglich ausgeschlossen; auf Wunsch läuft das Modell komplett self-hosted.
Welche Datenquellen können Sie anbinden?
SharePoint, Microsoft 365, Confluence, Google Drive, Netzlaufwerke mit PDFs und Office-Dateien, E-Mail-Postfächer, Ticketsysteme wie Zendesk oder Jira, Wikis - und über APIs auch Datenbanken und Fachanwendungen. Gescannte Dokumente verarbeiten wir per OCR.
Wie bleibt die Wissensdatenbank aktuell?
Die Quellen werden automatisch synchronisiert: Ändert sich ein Dokument, ist der neue Stand nach Minuten abfragbar. Es gibt keine manuelle Pflege einer zweiten Wissensbasis - das System liest dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
Was ist der Unterschied zu ChatGPT Enterprise oder Microsoft Copilot?
Fertige Assistenten sind gut für allgemeine Produktivität, stoßen aber bei Quellenvielfalt, feinen Berechtigungen, Antwort-Evaluation und Datenhoheit an Grenzen. Eine eigene Wissensdatenbank lohnt sich, wenn das Wissen geschäftskritisch ist, mehrere Systeme verbindet oder die Daten das Haus nicht verlassen sollen. Im Audit vergleichen wir beide Wege ehrlich - manchmal ist das Fertigprodukt die richtige Antwort.
Können wir die Wissensdatenbank in Teams oder Slack nutzen?
Ja - die Abfrage integrieren wir dort, wo Ihr Team arbeitet: als Bot in Microsoft Teams oder Slack, als Web-Oberfläche oder eingebettet in Ihr Intranet oder Ihre Fachanwendung.
Unsere Dokumentation ist chaotisch - lohnt sich das trotzdem?
Meist ja, mit realistischen Erwartungen: Das System findet auch in unstrukturierten Ablagen erstaunlich viel, und die Quellenangaben zeigen schnell, wo Dokumentation fehlt oder veraltet ist. Der Pilot macht den Zustand ehrlich sichtbar - viele Kunden nutzen genau das, um gezielt aufzuräumen.
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