Diese 10 Prozesse sollte jedes KMU zuerst automatisieren

„Welche Prozesse sollen wir zuerst automatisieren?“ ist die Frage, die wir von KMU am häufigsten hören. Hier die zehn Antworten, die wir immer wieder geben — gruppiert nach dem Ort im Unternehmen.

Büro und Finanzen

1. Rechnungseingang und Buchungsvorbereitung — eingehende Rechnungen werden gelesen, extrahiert und für die Buchhaltung vorsortiert statt abgetippt: 5–15 Stunden/Monat.
2. Report-Erstellung — die Wochenzahlen stellen sich selbst aus den Quellsystemen zusammen, statt jeden Freitag kopiert zu werden: 4–10 Stunden/Monat.
3. Vertrags- und Dokumentenablage — Dokumente landen automatisch im richtigen Ordner mit dem richtigen Namen: 3–8 Stunden/Monat.

Vertrieb und Kunden

4. Angebots-Nachfassen — jedes Angebot bekommt eine geplante, persönlich klingende Erinnerung, statt im Postausgang zu sterben: 5–10 Stunden/Monat, plus die geretteten Abschlüsse.
5. Terminplanung und Erinnerungen — Buchungslinks und automatische Reminder ersetzen E-Mail-Pingpong und senken No-Shows: 4–8 Stunden/Monat.
6. Anfragen-Triage und Routing — eingehende Anfragen werden klassifiziert und an die richtige Person geleitet, statt im Sammelpostfach zu altern: 10–20 Stunden/Monat.
7. Bewertungs- und Feedback-Einholung — jeder abgeschlossene Auftrag löst automatisch eine Feedback-Anfrage aus: 2–5 Stunden/Monat.

Betrieb

8. Daten-Sync zwischen CRM und Buchhaltung/ERP — Kunden- und Auftragsdaten fließen zwischen den Systemen, statt doppelt gepflegt zu werden: 5–15 Stunden/Monat, plus weniger Fehler.
9. Onboarding-Checklisten — neue Kunden und neue Mitarbeitende bekommen eine nachverfolgte Schrittfolge, die sich niemand merken muss: 5–10 Stunden/Monat.
10. Bestands- und Kapazitätsalarme — das System warnt, bevor Lager oder Kapazität ausgehen, statt dass eine Person Listen prüft: 3–6 Stunden/Monat.

Welche Prozesse solltet ihr zuerst automatisieren?

Bewertet jeden Kandidaten nach Frequenz × Nervfaktor × Regelbasiertheit. Täglich, verhasst und komplett regelbasiert gewinnt. Automatisiert die Regel, lasst Menschen bei den Ausnahmen — das Ziel ist nicht null Menschen, sondern null langweilige Arbeit. Für die Top 5 sieht die Umsetzung typischerweise so aus:

Und: Startet mit einem. Eine einzige Automatisierung, die einen Monat zuverlässig läuft, baut mehr Momentum auf als ein Masterplan für alle zehn. Ob Make, n8n oder eigener Code — das entscheidet der Prozess, nicht die Ideologie.

Wir kartieren, priorisieren und bauen genau diese Automatisierungen — siehe unsere Prozessautomatisierung.